Upravljanje troškovima i dokazna dokumentacija

Troškovi osoblja

Timesheets

Osoblje Sveučilišta u Splitu, što podrazumijeva i osoblje sastavnica koje sudjeluju u projektu kao dokaznu dokumentaciju rada na projektu prilažu vremenike, na temelju kojih se može izvršiti isplata za obavljeni rad ili intelektualni rezultat. Formu vremenika obično dostavi koordinator projekta, a ona sadrži ime zaposlenika, naziv projekta, opis zadataka koje je izvršio te radne sate koje je uložio u rad. Vremenike potpisuju zaposlenik i zakonski predstavnik sastavnice na kojoj djeluje. Ukoliko se projekt provodi sa Sveučilištem u Splitu kao partnerom ili koordinatorom, vremenici trebaju biti potpisani i s zakonskim predstavnikom Sveučilišta. Vremenici se obično dostavljaju na mjesečnoj bazi.

Što u slučaju Obzor-a ako su zaposleni na projektu? Ugovor o radu, potvrda o isplati plaće..?

Službena putovanja

Članovi nastavnog i nenastavnog osoblja koji su zaposleni na projektu prije odlaska na službeno putovanje dužni su otvoriti i obračunati putni nalog na svojoj sastavnici ili na Sveučilištu u Splitu. Putni troškovi se obično sastoje od dnevnica, smještaja i prijevoza. Kod planiranja i pisanja projekta bitno je uzeti u obzir da će u nekim slučajevima prijavitelj morati prisustvovati na nekoliko važnih sastanaka konzorcija. Ako ti troškovi nisu planirani, prijavitelj će ih vjerojatno morati sam snositi. Za putovanja unutar Hrvatske dnevnica trenutno iznosi 150,00 kn. Popis s iznosima dnevnica za službena putovanja u inozemstvo pronađite u Važnim dokumentima na našim mrežnim stranicama. Ukoliko je putni nalog otvoren na sastavnici, po zaključivanju putnog naloga sastavnica šalje Službi računovodstva Sveučilišta zahtjev za refundaciju.

Kao dokazni materijal trebaju se dostaviti računi smještaja, avionskih karata, autubusa ili sl., a obavezan je i boarding pass ukoliko se radi o prijevozu zrakoplovom, te ostali dokumenti koji dokazuju da je putovanje ostvareno. Za putovanja predviđena projektom, poput sastanaka između partnera koji sudjeluju u projektu, seminara, konferencija i sl., potrebno je imati i dokaz u obliku pospisne liste sudionika.

Nabava robe, usluga i radova za potrebe projekta

Svaka nabava bi trebala biti obuhvaćena Planom nabave, koji se donosi svake godine na razini Sveučilišta. Prije postupka tzv. bagatelne nabave potrebno je ispuniti i potpisati zahtjev u Excel formatu (dostupan je na ovoj poveznici).

Zahtjev se šalje zajedno s računom, parafiranim od strane odgovorne osobe Službi nabave pri Sveučilištu.

Za procijenjene vrijednosti robe i usluga bez PDV-a do 200.000 kn te radova bez PDV-a do 500.000 kn bez PDV-a, ne primjenjuje se Zakon o javnoj nabavi već naručitelj nabavu naručuje po vlastitoj internoj proceduri. Prema internoj proceduri Sveučilišta u Splitu za nabave u okviru gore navedenih vrijednosti, zahtjev za ponudom se šalje na tri dobavljača, a prihvaća se ona ponuda koja je najpovoljnija i udovoljava specifikacijama navedenim u zahtjevu.

Za robu, usluge ili radove koji se nabavljaju za potrebe projekta, nužno je čuvati račune i svu dokumentaciju o nabavi.

Više o zakonodavnom okviru i vrstama nabave možete pročitati ovdje.