Upravljanje troškovima i dokazna dokumentacija

Vremenici (Timesheets)

Osoblje Sveučilišta u Splitu, što podrazumijeva i osoblje sastavnica koje sudjeluju u projektu kao dokaznu dokumentaciju rada na projektu prilažu vremenike. Formu vremenika obično dostavi koordinator projekta, a ona sadrži ime zaposlenika, naziv projekta, opis zadataka koje je izvršio te radne sate koje je uložio u rad. Vremenike potpisuju zaposlenik i zakonski predstavnik sastavnice na kojoj djeluje. Ako se projekt provodi sa Sveučilištem u Splitu kao partnerom ili koordinatorom, vremenici trebaju biti potpisani i od strane zakonskog predstavnika Sveučilišta.

Službena putovanja

Članovi nastavnog i nenastavnog osoblja koji su angažirani na projektu, prije odlaska na službeno putovanje dužni su otvoriti i obračunati putni nalog na Sveučilištu u Splitu. Putni troškovi se obično sastoje od dnevnica, smještaja i prijevoza. Kod planiranja i pisanja projekta bitno je uzeti u obzir da će u nekim slučajevima prijavitelj morati prisustvovati na nekoliko važnih sastanaka konzorcija. Ako ti troškovi nisu planirani, prijavitelj će ih vjerojatno morati sam snositi. 

Kao dokazni materijal trebaju se dostaviti računi smještaja, avionskih karata, autubusa ili sl., a obavezan je i boarding pass ukoliko se radi o prijevozu zrakoplovom, te ostali dokumenti koji dokazuju da je putovanje ostvareno. Za putovanja predviđena projektom, poput sastanaka između partnera koji sudjeluju u projektu, seminara, konferencija i sl., potrebno je imati i dokaz u obliku potpisne liste sudionika.

Nabava robe, usluga i radova za potrebe projekta

Svaka nabava treba biti obuhvaćena Planom nabave, koji se donosi svake godine na razini Sveučilišta. Ured za projekte i transfer tehnologije prikuplja popise potreba za nabavom u svrhu izrade Plana nabave.

Prije samog postupka potrebno je ispuniti i potpisati zahtjev u Excel formatu (dostupan je na ovoj poveznici), uz priloženu popratnu dokumentaciju.

Za robu, usluge ili radove koji se nabavljaju za potrebe projekta, nužno je čuvati račune i svu dokumentaciju o nabavi.

Više o zakonodavnom okviru i vrstama nabave možete pročitati ovdje.